In questo articolo parliamo di…
- Il Kaizen si basa su piccoli passi quotidiani che coinvolgono ogni membro dell’organizzazione. Questo approccio è particolarmente efficace nelle PMI, dove anche cambiamenti minimi possono portare a miglioramenti significativi in termini di efficienza e riduzione degli sprechi.
- Il TQM impone di osservare ogni processo aziendale dal punto di vista del cliente finale, chiedendosi se ogni attività aggiunge davvero valore. Questo cambio di prospettiva aiuta a eliminare complicazioni inutili e ad aumentare la soddisfazione del cliente.
- Metodologie come le 5S, il Kanban e i 5 Perché sono esempi pratici di come Kaizen e TQM possano essere applicati subito. Non servono grandi investimenti né rivoluzioni, ma l’impegno costante a migliorare un tassello alla volta.
Kaizen e TQM: la coppia vincente che potrebbe far decollare la tua azienda e perché molte imprese (come la tua) lo stanno già facendo con successo!
Scommetto che hai la sensazione che ci sia sempre qualcosa da migliorare nella tua azienda, vero? Un processo che si inceppa, qualche cliente che si lamenta, costi che lievitano più del dovuto.
È normale.
Ma cosa succederebbe se ci fosse un modo, anzi, due modi strettamente collegati, per affrontare queste sfide in maniera strutturata, continua e, soprattutto, efficace?
Stiamo parlando di Kaizen e Total Quality Management (TQM). Dietro questi “paroloni” ci sono principi di buon senso e strumenti pratici che possono davvero fare la differenza per la tua attività, che tu abbia 5, 50 o 100 unità di personale.
Pronto a scoprire come?
Leggi anche: La filosofia del Lean Management: origini, principi e come applicarla nella tua azienda
Kaizen e TQM: ecco cosa sono e perché dovrebbero interessarti (anche se guidi una PMI)?
Kaizen (改善) è una parola giapponese che significa semplicemente “miglioramento continuo“.
Non stiamo parlando di rivoluzioni copernicane da un giorno all’altro, ma di fare piccoli, piccolissimi passi avanti, ogni giorno, in ogni area dell’azienda, coinvolgendo tutto il personale, dall’operaio all’amministratore delegato. Pensa a limare costantemente le piccole inefficienze, a eliminare gli sprechi (di tempo, di materiali, di energie).
È una filosofia nata nel Giappone del secondo dopoguerra, un paese che doveva ricostruirsi da zero e lo ha fatto puntando sull’ingegno e sull’ottimizzazione estrema. Gran parte del successo planetario del Toyota Production System si fonda su questo approccio.
E il Total Quality Management (TQM)?
Questo è un approccio gestionale, sviluppatosi inizialmente negli Stati Uniti e poi diffusosi globalmente, che mette la qualità totale al centro di tutto.
Cosa significa “qualità totale”?
Significa che la qualità non si limita solo al prodotto o al servizio finale, ma ad ogni singolo processo aziendale, e che l’obiettivo primario è la soddisfazione del cliente. Il TQM coinvolge l’intera organizzazione nel perseguire questo scopo.
“Ma io ho una piccola impresa, queste sono cose da colossi!“, potresti pensare. E qui ti sbagli. Anzi, proprio per una PMI, dove le risorse sono spesso contate e ogni ottimizzazione può fare la differenza tra restare a galla o crescere, questi approcci sono oro colato.
Non si tratta di implementare sistemi burocratici complessi, ma di adottare una mentalità che ti spinga a chiederti costantemente: “Come possiamo fare questa cosa meglio, con meno sforzo, ottenendo un risultato superiore per il nostro cliente?“.
E la buona notizia è che Kaizen e TQM si integrano alla perfezione: il TQM definisce l’obiettivo generale (la qualità totale e la soddisfazione del cliente), mentre il Kaizen fornisce il motore per arrivarci (il miglioramento continuo e incrementale). Non sono teorie astratte, ma strategie concrete per rendere la tua azienda più forte, più agile e più competitiva.
E chi non vorrebbe questo per la propria creatura?
Sei pronto a scoprire come possono cambiare le regole del gioco anche nella tua azienda?
Kaizen e TQM insieme: come il miglioramento continuo accelera la qualità totale in azienda
Diciamo subito che non si tratta di stravolgere tutto da un giorno all’altro, ma di innestare nuove abitudini virtuose.
Un aspetto fondamentale, soprattutto nel Kaizen, è il coinvolgimento di tutti i livelli dell’organizzazione. Sembra banale, ma quante volte le decisioni vengono prese dall’alto senza consultare chi fa quel lavoro tutti i giorni?
I tuoi collaboratori, dal magazziniere all’impiegato amministrativo, sono una miniera d’oro di idee e suggerimenti per migliorare i processi, perché li vivono sulla loro pelle. Immagina cosa potrebbe succedere se ogni persona nella tua PMI si sentisse autorizzata e incoraggiata a proporre piccole migliorie nel proprio ambito.
Non solo otterresti soluzioni pratiche, ma aumenteresti anche il senso di appartenenza e la motivazione.
Poi c’è il focus sul cliente, che è il cuore del TQM. Attenzione, non significa solo essere gentili al telefono. Significa capire profondamente cosa il tuo cliente desidera, quali sono le sue aspettative (spesso inespresse) e come ogni singola attività all’interno della tua azienda impatta sulla sua soddisfazione finale.
Si tratta di guardare tutti i tuoi processi con gli occhi del cliente e chiederti: “Questo passaggio aggiunge valore per lui, o è solo una complicazione interna?“.
Questo ti porta a eliminare tutto ciò che è superfluo e a concentrarti su ciò che conta davvero.
Infine, c’è il motore che alimenta il miglioramento continuo: il famoso ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), o ciclo di Deming. Sembra una sigla da iniziati, ma è la cosa più logica del mondo.
- Plan (Pianifica): identifichi un problema o un’area di miglioramento e pianifichi un intervento. Cosa vuoi cambiare? Come? Quali risultati ti aspetti?
- Do (Fai): metti in pratica il piano, magari su piccola scala all’inizio, come un test;
- Check (Verifica): misuri i risultati. Ha funzionato? Abbiamo ottenuto ciò che volevamo? Cosa abbiamo imparato?
- Act (Agisci): se il test ha avuto successo, standardizzi la nuova procedura. Se qualcosa non ha funzionato, analizzi il perché e ricominci il ciclo con un nuovo piano.
È come il tagliando della macchina: pianifichi l’intervento, lo fai, controlli che sia tutto a posto e, se necessario, agisci per perfezionare. Questo ciclo ti permette di non fare cambiamenti alla cieca, ma di procedere in modo scientifico, imparando dagli errori e consolidando i successi.
Sei curioso di scoprire quali “attrezzi del mestiere” Kaizen e TQM mettono a tua disposizione e come puoi usarli fin da subito nella tua PMI?
Strumenti Kaizen e TQM: esempi pratici per migliorare subito l’organizzazione aziendale
Ok, abbiamo detto filosofia, principi… roba interessante, ma tu vuoi andare al sodo, giusto?
“Come si applicano concretamente questi concetti nella mia azienda?”, ti chiedi. Giustissimo. Kaizen e TQM non sono solo chiacchiere, ma ti danno un sacco di “ferri del mestiere” che puoi usare subito, senza diventare matto o spendere un capitale.
Diamo un’occhiata veloce a quelli più tosti e facili da mettere in campo.
Prima di tutto, il metodo 5S. No, non è una nuova marca di cellulare, ma un metodo giapponese geniale (tipo uovo di Colombo) per mettere ordine perfetto dove lavori – officina, magazzino, ufficio, non importa.
In pratica?
Togli quello che non serve, metti ogni cosa al suo posto, tieni pulito, crea delle regole per farlo sempre e fai in modo che diventi un’abitudine. Sembra una stupidaggine? Prova, e vedrai come schizzano in alto efficienza e morale, e come calano gli errori. Meno tempo perso, meno stress, più produttività. Mica male, no?
Poi c’è il Kanban, che in lingua giapponese vuol dire “cartellino“. È un sistema estremamente funzionale per vedere a che punto è il lavoro, tipo una lavagna con dei post-it che ti fa capire subito dove si ingolfa il processo e come far scorrere meglio le cose.
Trasparenza totale e problemi subito a galla.
Utilissimo.
E se c’è un problema?
Invece di mettere la solita pezza, vuoi capire davvero perché è successo, giusto?
Ecco i 5 Perché. Davanti a un casino – tipo un cliente che si lamenta – ti chiedi “Perché?“. E poi “Perché?” alla risposta, almeno cinque volte. Vedrai che arrivi al nocciolo vero della questione, quello che se lo risolvi, il problema non torna più.
Questi sono solo un paio di esempi, eh.
Non devi per forza usarli tutti insieme.
Scegli quello che ti serve per il tuo problema specifico o per l’area che vuoi far filare meglio. L’obiettivo non è diventare perfetti subito, ma migliorare un pezzetto alla volta.
Ma quali vantaggi concreti si portano a casa e come scavalcare gli ostacoli che troverai?
Scopriamolo subito.
Leggi anche: I 7 muda nel Lean Office: ecco gli sprechi che ostacolano l’efficienza negli uffici, spiegati passo passo
Mettere tutto in pratica: benefici reali per la tua azienda
Ok, tutta ‘sta teoria di Kaizen e TQM suona bene, ma tu, da imprenditore, ti chiedi: “Funziona davvero per la mia PMI? E come ci arrivo senza impazzire?“.
Domande sacrosante.
Parliamoci chiaro: in base alla nostra esperienza pluriennale i vantaggi, spesso, sono notevoli.
E proprio in aziende come la tua.
Pensa a prodotti e servizi migliori, clienti più felici che ti fanno pure pubblicità, costi che scendono perché sprechi di meno, e un team più coinvolto e motivato.
Mica male, eh?
Certo, non è una passeggiata: la resistenza al cambiamento è sempre dietro l’angolo, la sensazione di non avere mai tempo è un classico, e magari c’è pure la paura di dover investire chissà cosa.
Ma ogni ostacolo ha la sua strategia per essere aggirato, e il gioco vale decisamente la candela.
Come affrontare queste sfide e trasformare la teoria in pratica vincente per la tua azienda?
Se non sai bene da dove partire, abbiamo una buona notizia.
Non devi fare sempre tutto da solo, anzi.
Noi di MentiPratiche ti possiamo aiutare a individuare subito le aree con più margine di miglioramento e a costruire un percorso su misura per la tua realtà, senza soluzioni preconfezionate né teoria fine a sé stessa.
Contattaci oggi: scopriamo insieme da dove partire per rendere la tua azienda più snella, efficiente e orientata alla qualità.
Il momento giusto per iniziare è adesso.
Metodo Kaizen e total quality management: domande frequenti
Cos’è il metodo Kaizen e perché è utile per una PMI?
Il metodo Kaizen è una filosofia giapponese che promuove il miglioramento continuo in ogni aspetto dell’azienda. È utile per una PMI perché si concentra su piccoli cambiamenti costanti che, nel tempo, portano a grandi risultati. Coinvolge tutti i membri dell’organizzazione e aiuta a eliminare gli sprechi, ottimizzare i processi e aumentare la produttività senza investimenti enormi. Applicarlo significa rendere la propria impresa più efficiente e competitiva giorno dopo giorno.
In cosa consiste il Total Quality Management (TQM)?
Il Total Quality Management è un approccio gestionale che mira alla qualità totale in ogni processo aziendale. Non riguarda solo il prodotto finale, ma anche il modo in cui si lavora, con l’obiettivo di soddisfare pienamente il cliente. Ogni persona dell’organizzazione è coinvolta in questo percorso, che punta all’efficienza e al miglioramento costante. Il TQM è particolarmente efficace nelle PMI, dove ogni risorsa ha un peso maggiore e le ottimizzazioni generano impatti significativi.
Quali strumenti pratici si possono usare per applicare Kaizen e TQM?
Tra gli strumenti più utili ci sono le 5S, che aiutano a mantenere ordine ed efficienza negli ambienti di lavoro; il Kanban, per gestire visivamente i flussi operativi; e la tecnica dei 5 Perché, per andare a fondo nei problemi e risolverli alla radice. A questi si aggiunge il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), che consente di testare e migliorare continuamente i processi. Sono strumenti semplici ma estremamente efficaci, adatti anche alle piccole imprese.
