In questo articolo parliamo di…
- Il BPR non si limita a “migliorare” qualcosina qua e là. È un ripensamento radicale e da zero dei tuoi processi aziendali chiave. L’obiettivo? Ottenere miglioramenti drastici – parliamo di tagli ai costi importanti, aumenti di produttività notevoli, e clienti molto più soddisfatti. Pensa a una ristrutturazione completa, non a una mano di vernice.
- Dimentica la teoria fine a se stessa. Il BPR è focalizzato sui risultati concreti. Si parte da cosa vuoi ottenere (es. ridurre i tempi di consegna del 30%, abbattere i costi di produzione del 20%) e si riprogetta tutto per raggiungere quell’obiettivo. È un approccio pragmatico pensato per chi, come te, bada al sodo.
- Il BPR spesso va a braccetto con l’innovazione tecnologica. Ma attenzione: non si tratta di comprare l’ultimo software alla moda e sperare che faccia miracoli. La tecnologia, nel BPR, è uno strumento importante per abilitare processi completamente nuovi e più efficienti, non per automatizzare procedure obsolete. È il mezzo, non il fine.
Con il BPR le imprese ridisegnano i propri processi da zero per migliorare drasticamente costi, tempi e qualità
Sei un imprenditore, magari di una PMI, e senti che qualcosa nella tua azienda potrebbe funzionare meglio, molto meglio? Forse certi processi sono lenti, costosi, o semplicemente non portano più i risultati sperati.
Se ti ritrovi in questa descrizione, allora il Business Process Reengineering (BPR) potrebbe essere la risposta che stai cercando. Non storcere il naso sentendo un termine inglese un po’ altisonante: parliamo di qualcosa di estremamente pratico che può davvero dare una svolta alla tua attività.
Pronto a scoprire (nel concreto) di cosa stiamo parlando?
Bene, perché entriamo subito nel vivo.
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Cos’è davvero questo Business Process Reengineering (BPR)? Te lo spiego semplice.
Allora, cos’è questo famoso Business Process Reengineering, o BPR come lo chiamano quelli che amano gli acronimi?
Mettiamola così: hai presente quando in casa hai un vecchio impianto elettrico che continua a dare problemi, fa saltare la corrente e ti costa un occhio della testa in bollette e riparazioni? Potresti continuare a mettere pezze qua e là, cambiare una presa, un interruttore… oppure potresti decidere di rifare tutto l’impianto da zero, in modo moderno ed efficiente. Ecco, il BPR fa esattamente questo, ma con i processi della tua azienda.
Non si tratta di fare piccoli aggiustamenti, quelli rientrano nel “miglioramento continuo” o, se vogliamo usare un altro termine inglese, il Business Process Improvement (BPI). Il BPI è come dare una lucidata all’argenteria di famiglia: la fa brillare di più, ma la forma è sempre quella.
Il BPR, invece, è più drastico: è come decidere che quelle posate d’argento non servono più per il tipo di cene che fai ora, e hai bisogno di un servizio completamente diverso, magari più pratico e moderno.
Stiamo parlando di un cambiamento radicale, di una riprogettazione fondamentale dei processi con lo scopo di ottenere forti miglioramenti in aree critiche come i costi, la qualità, il servizio e la velocità.
In pratica, ti chiedi: “Se dovessi creare oggi questo processo da zero, con le conoscenze e tecnologie attuali, come lo farei?“.
E la risposta spesso porta a soluzioni che prima non avresti nemmeno immaginato quando avevi iniziato.
Ma da dove arriva questa idea e perché oggi è così rilevante (anche) per te?
Origini del business process reengineering: storia, evoluzione e attualità del BPR
Magari stai pensando: “Ok, interessante questa storia del BPR, ma è roba nuova o l’ennesima moda passeggera del management?“.
Domanda legittima.
In realtà, il concetto di BPR ha iniziato a fare capolino seriamente nei primi anni ’90. Ti dicono qualcosa nomi come Michael Hammer e James Champy? Sono considerati un po’ i “papà” del BPR, grazie a un articolo di Hammer intitolato “Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate” (che tradotto suona un po’ forte, tipo “Riprogettate il lavoro: non automatizzate, cancellate!“) e al loro libro “Reengineering the Corporation“.
In quegli anni, le aziende iniziavano a sentire la pressione di una competizione globale sempre più forte e capivano che i vecchi modi di lavorare non bastavano più.
Mica tanto diverso da oggi, no?
Mercati che cambiano alla velocità della luce, clienti sempre più esigenti, nuove tecnologie che spuntano come funghi. Se i tuoi processi interni sono rimasti quelli di dieci o vent’anni fa, rischi di arrancare, di perdere efficienza, clienti e, alla fine, fatturato.
Il BPR è uno strumento tremendamente attuale proprio perché ti spinge a mettere in discussione lo status quo, a non dare nulla per scontato.
Ti costringe a chiederti: “Questo modo di lavorare è ancora il migliore possibile per raggiungere i miei obiettivi oggi?“.
E spesso, la risposta onesta è “no”.
Ora vediamo su quali principi si basa per portare risultati concreti.
I principi fondamentali del BPR: cosa devi sapere per farlo funzionare (sul serio) nella tua azienda
Ora che hai capito che il BPR non è l’ultima trovata di qualche guru, ma un approccio solido e testato, ti starai chiedendo: “Ok, ma come funziona in pratica? Quali sono le regole del gioco?“.
Giusto.
Il BPR non si fa a caso, ma si basa su alcuni principi fondamentali che devi avere ben chiari se vuoi che porti risultati veri nella tua azienda, linee guida che trasformino l’intenzione in azione efficace.
Definire obiettivi concreti e misurabili prima di ripensare i processi
Ok, primo pilastro, e questo è fondamentale: devi avere chiarissimo in testa dove vuoi arrivare, cioè il risultato finale, molto prima di pensare a come ci arrivi o a cosa devi fare nel dettaglio.
Magari pensi: “Beh, ovvio che voglio risultati! Chi non li vuole?“.
E hai ragione.
Però, fermiamoci un attimo a riflettere: quante volte, in azienda (ma anche nella vita!), ci si ritrova impelagati in mille cose da fare, si corre dalla mattina alla sera, si spuntano liste di attività… ma poi, a fine giornata o a fine mese, ti chiedi: “Ok, tutto questo correre, tutto questo fare, mi ha davvero portato più vicino a quello che volevo ottenere?“.
Ecco, il BPR ti dice: “Alt! Ferma le macchine!“. Non si inizia guardando la lista delle cose che fai di solito o chiedendosi “Come possiamo fare più velocemente questa specifica attività?“.
No.
Si parte da un foglio bianco e ci si chiede: “Qual è il traguardo che voglio tagliare? Qual è il risultato misurabile e concreto che farà la differenza per la mia azienda?“.
Facciamo esempi pratici:
- vuoi che i tuoi clienti ricevano la merce in 24 ore invece che in 72?
- Vuoi ridurre del 30% i costi di produzione di un certo articolo mantenendo la qualità?
- Vuoi che il 99% delle richieste di assistenza clienti venga risolto al primo contatto?
Questi sono obiettivi chiari, specifici.
In breve: prima decidi la destinazione (il risultato), poi costruisci la mappa (il processo).
Non il contrario.
Progettare processi end-to-end abbattendo i silos aziendali
Il secondo pilastro indica la necessità di (ri)organizzare i processi come un flusso completo che attraversa le diverse funzioni aziendali, considerando l’intera sequenza di attività dal suo vero inizio fino alla sua vera fine, sempre con un occhio di riguardo a come questa sequenza crea valore per il cliente.
Hai presente i silos aziendali, dove l’ufficio acquisti non parla con la produzione, che a sua volta ignora il marketing?
Ecco, il BPR cerca di abbattere queste barriere.
Un processo, ad esempio quello dell’evasione di un ordine, attraversa diverse funzioni. Il BPR lo guarda nella sua interezza, da quando il cliente fa l’ordine a quando riceve il prodotto ed è felice. Questo spesso significa ridisegnare i ruoli e le responsabilità, magari creando team interfunzionali.
Semplificare l’accesso ai dati: chi li raccoglie deve anche elaborarli
Questo è il terzo pilastro.
Hai presente il gioco del “telefono senza fili” da bambini, dove il messaggio arriva tutto distorto alla fine?
Parliamoci chiaro.
Quante volte succede questo scenario nella tua azienda?
Ecco, per le informazioni in azienda a volte succede qualcosa di simile, ma con conseguenze ben più serie: ritardi, errori, frustrazione.
Il BPR affronta questo problema con un principio che può sembrare semplice, ma che ha un impatto enorme: chi raccoglie un’informazione dovrebbe essere messo nelle condizioni di elaborarla immediatamente, almeno per le operazioni fondamentali, o di inserirla in un sistema che la renda subito utilizzabile e “intelligente.
Detto altrimenti.
Chi raccoglie un dato dovrebbe anche essere in grado di elaborarlo, almeno a un primo livello. Questo riduce passaggi inutili, ritardi e possibilità di errore.
Gestire team e risorse distribuite come un’unica unità operativa
Immagina questa scena, magari ti è familiare:
- il tuo miglior venditore è in trasferta in Sicilia. Chiude un grosso ordine per un prodotto un po’ particolare, ma per confermare al cliente la disponibilità immediata e la data di consegna precisa deve: chiamare in sede a Milano, sperare che Elena del magazzino risponda subito, che abbia tempo di controllare lo stock reale (non quello di ieri), e che poi gli comunichi il tutto. Nel frattempo, il cliente aspetta, il venditore è un po’ in ansia… tempo che scorre, efficienza che cala;
- oppure, un tuo tecnico specializzato è a Roma per una riparazione complessa da un cliente importante. Si accorge che gli serve un dettaglio tecnico ultra specifico, contenuto in un manuale che è sull’hard disk del PC in ufficio a Torino, oppure ce l’ha solo il collega Mario, che oggi è in ferie. Panico.
Ecco, il BPR dice che nel mondo di oggi, grazie alla tecnologia, queste situazioni sono un inutile spreco di tempo e risorse e non dovrebbero più esistere.
Il principio è semplice ma rivoluzionario: anche se le tue persone (venditori, tecnici, collaboratori in smart working), i tuoi dati (listini, schede clienti, manuali), o le tue competenze specialistiche sono fisicamente sparsi in luoghi diversi, devono poter operare, accedere alle informazioni e collaborare come se fossero tutti nello stesso ufficio, seduti allo stesso tavolo o davanti allo stesso schermo.
Grazie alla tecnologia (ne parleremo meglio), oggi non è più un problema avere team o dati sparsi per il mondo e farli lavorare come se fossero nella stessa stanza.
Il BPR sfrutta queste possibilità per ottimizzare i flussi.
Eliminare tutto ciò non genera valore per il cliente
E infine, un mantra: eliminare il lavoro che non aggiunge valore. Quante attività si fanno “perché si è sempre fatto così” ma, a ben guardare, sono solo una perdita di tempo e risorse?
Il BPR è spietato in questo: se un’attività non serve direttamente al cliente o al raggiungimento del risultato, va tagliata o drasticamente ripensata.
È come fare le grandi pulizie di primavera in azienda, ma con un metodo preciso.
Ma quali vantaggi reali puoi aspettarti e quali ostacoli potresti incontrare?
Ok, bello il BPR, ma quali sono i frutti che la mia PMI può cogliere? E le spine?
Parliamoci chiaro: se stai pensando di imbarcarti in un progetto di Business Process Reengineering, non è per sport olimpico, ma perché vuoi vedere dei benefici concreti per la tua PMI.
E fai bene!
Il BPR, se fatto come si deve, può portare a casa risultati davvero notevoli.
Pensa a processi più snelli, senza colli di bottiglia, dove le informazioni fluiscono rapidamente e le decisioni vengono prese al momento giusto. Questo si traduce in meno sprechi di tempo e risorse, quindi in una bella boccata d’ossigeno per il tuo bilancio.
Ma non è solo una questione di soldi risparmiati. Un BPR efficace porta anche a un miglioramento della qualità dei tuoi prodotti o servizi. Processi riprogettati per essere più efficienti spesso eliminano le cause di errori e difetti, il che significa clienti più contenti.
E non dimentichiamo un aspetto oggi fondamentale: l’agilità. Un’azienda con processi ottimizzati è un’azienda più reattiva, capace di adattarsi più velocemente ai cambiamenti del mercato.
Un bel vantaggio competitivo, non credi?
Certo, non è tutto rose e fiori.
Lo so cosa stai pensando: “Sembra troppo bello per essere vero, ci saranno delle fregature“.
Chiamiamole “sfide” o “criticità“, ma sì, ci sono degli ostacoli da non sottovalutare.
La resistenza al cambiamento è forse il più grande scoglio. Le persone sono abituate a lavorare in un certo modo, e cambiare le proprie routine può generare ansia e opposizione.
Serve una comunicazione chiara, coinvolgimento e una leadership forte per superare questa inerzia. Poi, c’è il rischio che, senza un’analisi approfondita e una pianificazione accurata, il progetto di BPR si trasformi in un buco nell’acqua, magari con costi superiori ai benefici.
Infine, non sottovalutare l’importanza del coinvolgimento del personale a tutti i livelli.
Se le persone che dovranno poi lavorare con i nuovi processi non vengono ascoltate e coinvolte nella loro progettazione, l’implementazione sarà tutta in salita.
Insomma, il BPR è uno strumento potente, ma va maneggiato con cura e strategia.
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Parliamone insieme. Noi di MentiPratiche analizzeremo i tuoi processi chiave e individueremo dove intervenire per aiutarti a ottenere risultati concreti: meno sprechi, più efficienza, clienti più soddisfatti.
Non aspettare che siano i problemi a costringerti al cambiamento.
Fallo ora, con metodo.
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Introduzione al business process reengineering: domande frequenti
Il BPR è adatto anche a una piccola impresa come la mia?
Assolutamente sì! Anzi, spesso le PMI, grazie alla loro struttura più snella e a una catena decisionale più corta, possono implementare il BPR in modo più rapido ed efficace rispetto a una grande corporation. Il punto non è la dimensione, ma la volontà di mettere in discussione i propri processi per migliorarli drasticamente.
Quanto tempo e risorse ci vogliono per un progetto di BPR?
Non esiste una tempistica o un budget standard, perché ogni azienda e ogni progetto di BPR è unico. La durata e l’impegno finanziario dipendono dalla complessità dei processi da riprogettare, dalla dimensione della tua azienda, dal livello di cambiamento richiesto e dalle risorse (interne o esterne) che puoi dedicare. Un piccolo progetto su un singolo processo potrebbe richiedere poche settimane, mentre una reingegnerizzazione più ampia e profonda potrebbe durare diversi mesi.
C’è il rischio che il BPR crei più problemi di quelli che risolve?
È una preoccupazione legittima. Se il BPR viene imposto dall’alto, senza un’adeguata comunicazione, coinvolgimento e supporto ai collaboratori, sì, può generare resistenza, confusione e demotivazione. Il cambiamento può spaventare. Tuttavia, se il progetto è gestito correttamente, coinvolgendo attivamente le persone che lavorano quotidianamente su quei processi, spiegando chiaramente i benefici attesi (anche per loro, come la riduzione di compiti frustranti o ripetitivi) e fornendo la formazione necessaria, il BPR può al contrario aumentare il morale e il senso di appartenenza, trasformando i collaboratori in protagonisti del miglioramento aziendale.
